David Numérique Assistance
(Zoom sur une alternative cloud simple et efficace)
Quand on parle d’informatique en entreprise, on pense souvent à des serveurs internes, des ordinateurs Windows et de nombreux logiciels installés sur chaque poste. Pourtant, il existe aujourd’hui des solutions plus simples, entièrement basées sur le cloud.
Parmi elles, Google Workspace, proposé par Google, permet de gérer la messagerie, les fichiers, les ordinateurs et même les smartphones de l’entreprise dans un environnement centralisé.
Cet article propose un zoom sur cette solution, encore peu connue dans certaines PME, sans pour autant dire qu’elle est meilleure que les autres : c’est simplement une option intéressante à connaître.
Des outils professionnels accessibles en ligne
Google Workspace regroupe plusieurs outils utilisés au quotidien par les entreprises :
- messagerie professionnelle (Gmail)
- agenda partagé
- visioconférence
- traitement de texte
- tableur
- stockage de fichiers
- partage de documents
La particularité est que tout fonctionne directement dans le navigateur internet. Les collaborateurs peuvent donc travailler :
- au bureau
- en télétravail
- en déplacement
- depuis un ordinateur ou un smartphone.
Les documents sont stockés dans le cloud, ce qui permet d’y accéder facilement et d’éviter de multiplier les copies de fichiers.
Une gestion simple et sécurisée des fichiers
L’espace de stockage appelé Google Drive permet d’organiser les documents de l’entreprise dans des dossiers, par exemple :
- Direction
- Comptabilité
- Commercial
- Administratif
- Marketing
Chaque dossier peut avoir des droits d’accès différents :
- accès complet
- modification
- lecture seule
- accès réservé à certains collaborateurs.
Les fichiers sont automatiquement sauvegardés et peuvent être partagés facilement avec les équipes ou les clients.
Un autre avantage est la collaboration en temps réel : plusieurs personnes peuvent modifier un même document simultanément, ce qui évite l’échange de nombreuses versions par email.
Une gestion possible des smartphones de l’entreprise
L’écosystème Google permet aussi de gérer les smartphones professionnels, notamment ceux fonctionnant sous Android.
L’entreprise peut par exemple :
- installer automatiquement certaines applications
- sécuriser les données professionnelles
- séparer données personnelles et professionnelles
- effacer les données de l’entreprise en cas de perte.
Il existe également une fonctionnalité appelée déploiement “zéro-touch”.
Concrètement :
- le smartphone est acheté pour l’entreprise
- il est enregistré dans le système
- le collaborateur l’allume
- le téléphone se configure automatiquement avec les applications et comptes professionnels.
Cela permet de déployer rapidement une flotte de téléphones sans configuration manuelle.
Des ordinateurs adaptés : Chromebooks et Chromebox
Dans cette logique de cloud, il existe aussi des ordinateurs spécialement conçus pour ce fonctionnement.
Ils utilisent le système ChromeOS, et on les retrouve sous deux formes principales :
- Chromebook : ordinateur portable
- Chromebox : petit ordinateur fixe compact.
Ces appareils sont conçus pour fonctionner directement avec un compte Google professionnel.
Lorsqu’un utilisateur se connecte :
- ses fichiers apparaissent automatiquement
- ses applications sont disponibles
- ses paramètres sont restaurés.
En cas de panne, il suffit souvent de se connecter sur un autre appareil pour retrouver son environnement de travail.
Un coût matériel souvent plus faible
Un autre avantage de cette approche est le coût du matériel.
Un ordinateur portable classique professionnel sous Windows peut facilement coûter :
- 700 €
- 1000 €
- voire plus.
À l’inverse, de nombreux Chromebooks professionnels se situent souvent entre 250 € et 600 € selon les modèles .
Cela peut représenter une économie intéressante pour les entreprises qui doivent équiper plusieurs collaborateurs.
Les Chromebox, quant à elles, sont souvent utilisées pour :
- postes fixes
- salles de réunion
- bornes d’accueil
- postes administratifs.
Quel budget pour une entreprise d’environ 10 collaborateurs ?
Pour donner un ordre d’idée :
Licences Google Workspace
Les abonnements se situent généralement entre :
- environ 6 € et 18 € par utilisateur et par mois selon les fonctionnalités choisies .
Pour 10 collaborateurs, cela représente environ :
➡️ 60 € à 180 € par mois
pour l’ensemble des outils (messagerie, fichiers, collaboration…).
Exemple de budget matériel
Pour 10 postes :
- Chromebooks : environ 300 à 600 € par poste
- soit 3000 à 6000 € d’équipement
ce qui peut être inférieur au coût d’une flotte d’ordinateurs classiques.
Les avantages de cette solution
✔ outils accessibles partout
✔ sauvegarde automatique des données
✔ collaboration facile entre collègues
✔ déploiement rapide des smartphones et ordinateurs
✔ gestion centralisée depuis une console d’administration.
Les points à prendre en compte
Comme toute solution, elle présente aussi quelques limites :
⚠ dépendance à une bonne connexion internet
⚠ certains logiciels métiers spécifiques peuvent nécessiter Windows
⚠ organisation des dossiers et droits d’accès à bien structurer.
Une solution qui peut être mise en place par David Numérique Assistance
Mettre en place un environnement informatique basé sur le cloud demande tout de même :
- la création et la configuration des comptes
- l’organisation des dossiers et des droits d’accès
- la sécurisation des appareils
- la configuration des smartphones et ordinateurs.
David Numérique Assistance peut accompagner les entreprises dans :
- l’étude de leur infrastructure informatique
- la mise en place de solutions cloud comme Google Workspace
- la gestion des équipements numériques
- la sécurisation des données.
L’objectif est toujours le même : simplifier l’informatique pour les entreprises tout en garantissant un environnement fiable et sécurisé.
✅ En résumé
Les solutions cloud comme Google Workspace représentent aujourd’hui une alternative intéressante aux infrastructures informatiques traditionnelles.
Sans remplacer toutes les solutions existantes, elles permettent souvent aux petites et moyennes entreprises de bénéficier :
- d’une informatique plus simple
- d’outils collaboratifs modernes
- d’une gestion centralisée des appareils.
Google Workspace est une marque de Google LLC. Cet article est informatif et David Numérique Assistance n’est pas affilié officiellement à Google.
